POLITYKA PRYWATNOŚCI VEHIS

I. DEFINICJE

Administrator – podmiot lub podmioty wskazane w Polityce, które ustalają cele i sposoby przetwarzania Danych osobowych Użytkowników.
Aplikacja – oznacza każde oprogramowanie udostępniane przez VEHIS sp. z o.o. lub VEHIS Finanse, za pomocą którego świadczą one Usługi, a Użytkownik może korzystać z jego funkcjonalności poprzez urządzenie mobilne, po spełnieniu warunków określonych w odrębnym regulaminie.
VEHIS - VEHIS Sp. z o.o., z siedzibą w Katowicach 40-265, ul. Murckowska 14c, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców pod numerem KRS 0000778463 prowadzonym przez Sąd Rejonowy Katowice – Wschód w Katowicach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP: 1132995753, REGON: 382931136 (dalej: „VEHIS sp. z o.o.”) oraz VEHIS Finanse sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach 40-265, ul. Murckowska 14c, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców pod numerem KRS 0000791146 prowadzonym przez Sąd Rejonowy Katowice – Wschód w Katowicach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP: 5272896510, REGON: 383665990 (dalej: „VEHIS Finanse”).
Cookie/cookies/pliki cookies - stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika.
Dane osobowe/dane - wszystkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej, w tym adresy IP urządzenia, adresy e-mail, dane o lokalizacji, identyfikatory internetowe oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie lub innych podobnych technologii.
Polityka – oznacza niniejszy dokument,
Profilowanie – oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania Danych osobowych, które polega na wykorzystaniu Danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.
RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.,
Serwis – strona internetowa VEHIS pod adresem: www.vehis.pl, w tym wszelkie jej podstrony (np. www.klient.vehis.pl).
Usługi - usługi świadczone przez VEHIS sp. z o.o. lub VEHIS Finanse i opisane w Serwisie, w szczególności w zakresie finansowania zakupu samochodu w formie leasingu, w tym za pośrednictwem Aplikacji, Serwisu lub z ich wykorzystaniem.
Użytkownik – każda osoba odwiedzająca Serwis lub korzystająca z Aplikacji lub korzystająca z jednej albo kilku Usług.
Współadministratorzy – podmioty opisane w Polityce, które wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania Danych osobowych.
Przywiązujemy szczególną wagę do ochrony prywatności Użytkowników. Polityka określa zasady przetwarzania Danych osobowych Użytkowników.

II. INFORMACJA O ADMINISTRATORZE ORAZ O INSPEKTORZE OCHRONY DANYCH

Administratorem Danych osobowych Użytkowników jest VEHIS sp. z o.o. i/lub VEHIS Finanse (dalej każda osobno jako: „Administrator”, zaś łącznie jako „Administratorzy”, a w zakresie współadministrowanie także jako: „Współadministratorzy” a każdy odrębnie jako: „Współadministrator”), którzy przetwarzają Dane osobowe Użytkowników zasadniczo jako Współadministratorzy, przy czym każdy ze Współadministratorów przetwarza te dane także jako odrębny Administrator w ramach własnych procesów przetwarzania danych osobowych – wskazanie powyższych ról następuje w ramach każdego z procesów przetwarzania opisanych w Polityce.
Z każdym Administratorem możesz skontaktować się przesyłając e-mail na adres: iod@vehis.pl a także za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres: ul. Murckowska 14c, 40-265 Katowice z dopiskiem "Do Inspektora Ochrony Danych" – powyższe dane są także punktem kontaktowym wyznaczonym przez VEHIS i VEHIS Finanse jako Współadministratorów.
Współadministratorzy dokonali wspólnych uzgodnień, o których mowa w art. 26 ust. 1 RODO. W ramach tych uzgodnień ustalili m.in., że podmiotem odpowiedzialnym za wypełnianie obowiązków wynikających z RODO w odniesieniu do wykonywania przez podmioty danych przysługujących im praw jak również obowiązku informacyjnego (art. 13-14 RODO) w ramach procesów objętych współadministrowaniem, będzie VEHIS sp. z o.o.
Inspektor Ochrony Danych:
Każdy z Administratorów wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych, z którym można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z tym przetwarzaniem – dane kontaktowe inspektora są takie jak dane kontaktowe każdego Administratora podane wyżej, wspólne dla Administratorów.

III. INFORMACJE PODSTAWOWE O PRZETWARZANIU DANYCH

Poniższe informacje odnoszą się do wszystkich wskazanych w kolejnych rozdziałach procesów i sposobów przetwarzania przez danego Administratora Danych osobowych Użytkowników.
Państwa dane nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu Danych osobowych.
Z zachowaniem wszelkich gwarancji bezpieczeństwa danych, Dane osobowe Użytkowników przetwarzane przez Administratora mogą być przekazywane – oprócz osobom upoważnionym przez Administratora - innym podmiotom, w tym:

podmiotom uprawnionym do ich otrzymywania na podstawie przepisów prawa,
podmiotom przetwarzającym je w imieniu Administratora, np. dostawcom usług IT, dostawcom usług analitycznych, podmiotom świadczącym usługi doradcze,
innym podmiotom w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania opisanych w dalszej części Polityki (np. kurierzy, poczta polska, adwokaci lub radcowie prawni, BIK i biura informacji gospodarczej i in.), które to podmioty będą najczęściej odrębnym Administratorem Danych.

Dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane do odbiorców z państw trzecich tj. z państw spoza EOG w szczególności, gdy:

będzie to niezbędne dla świadczenia Usług,
będzie to uzasadnione innym celem i podstawą prawną przetwarzania Danych osobowych.

Przed przekazaniem Danych osobowych podmiotom mającym siedzibę w krajach trzecich weryfikujemy gwarancje wysokiego stopnia ich ochrony lub stosujemy standardowe klauzule umowne. W określonych sytuacjach przekazanie Danych osobowych do państw trzecich może jednak wiązać się z ryzykiem z uwagi na brak decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony poza EOG oraz brak zabezpieczeń i skutecznych środków ochrony prawnej w państwach trzecich.
Administrator informuje, że każdy Użytkownik ma prawo złożenia wniosku w sprawie:

dostępu do danych (informacja o przetwarzaniu Danych osobowych lub kopia danych),
sprostowania danych (gdy są one nieprawidłowe),
usunięcia Danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym),
ograniczenia przetwarzania Danych osobowych,
przenoszenia danych do innego administratora,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, w sytuacji kiedy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora,
wycofania zgody w przypadku, gdy Administrator będzie przetwarzał Dane osobowe w oparciu o zgodę, w dowolnym czasie i w dowolny sposób, bez wpływu na okres przed jej wycofaniem

– a to wszystko na zasadach określonych w RODO.
Użytkownik ma także prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie.
VEHIS Finanse oraz VEHIS pozyskują Dane osobowe zasadniczo bezpośrednio od Użytkownika, niemniej szczególnie w przypadku procesów przetwarzania związanych z zawieranymi umowami o finansowanie pozyskanie danych może nastąpić od podmiotu składającego wniosek o zawarcie umowy lub jego reprezentanta albo od przedstawiciela VEHIS i VEHIS Finanse przedstawiającego ofertę, od dostawy tożsamości lub podpisu elektronicznego jak również z publicznie dostępnych baz i rejestrów (takich jak KRS, CEIDG i in.), przy czym VEHIS Finanse pozyskuje także informacje – za zgodą Użytkownika, o ile jest ona wymagana zgodnie z przepisami - z Biura Informacji Kredytowej, biur informacji gospodarczej oraz innych baz prowadzonych zgodnie z przepisami prawa (m.in. system Dokumenty Zastrzeżone).
Podanie Danych osobowych jest dobrowolne, może być jednak konieczne do przedstawienia oferty, jak również zawarcia umowy o Usługi oraz jej wykonywania.

IV. CELE ORAZ PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA

Poniżej przedstawiamy cele i podstawy prawne przetwarzania Danych osobowych z podziałem na poszczególne procesy przetwarzania danych.
1. KORZYSTANIE Z SERWISU
Dane osobowe wszystkich osób korzystających z Serwisu (w tym adres IP lub inne identyfikatory oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików Cookies czy innych podobnych technologii), przetwarzane są przez Współadministratorów (proces przetwarzania objęty współadministrowaniem):
w celach technicznych, administracyjnych, na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz zarządzania tym systemem, analitycznych i statystycznych – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Współadministratorów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na realizowaniu powyższych celów,
w celach marketingowych Współadministratorów oraz ich zaufanych partnerów – zasady przetwarzania Danych osobowych w celach marketingowych zostały opisane w sekcji MARKETING.
2. KORZYSTANIE Z APLIKACJI I USŁUG
W ramach lub w związku z korzystaniem z Aplikacji lub Usług, Współadministratorzy (proces przetwarzania objęty współadministrowaniem, z zastrzeżeniem wyjątków opisanych niżej) przetwarzają Dane osobowe w celu:

kalkulacji i przygotowania oferty, w celu zawarcia (w tym oceny możliwości zawarcia) oraz wykonania zawartej umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (a dla podmiotów danych nie będących stroną transakcji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO); na powyższej podstawie przetwarzane są m.in. dane pozyskane przy zawieraniu umowy oraz pozostałe dane pozyskiwane w trakcie obowiązywania umowy, np. dane dot. lokalizacji pojazdu oddanego w leasing za pomocą wbudowanego systemu lokalizacji GPS, zapewniającego działanie tego systemu także w razie awarii lub demontażu urządzenia podstawowego,
wykonania obowiązków prawnych ciążących na danym Administratorze, wynikających z obowiązujących przepisów prawa – w szczególności z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (własny proces przetwarzania VEHIS Finanse), przepisów rachunkowo – podatkowych, przepisów dotyczących obowiązku rozpatrywania reklamacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
poprawy jakości świadczonych Usług, w tym badania satysfakcji Użytkownika - podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest poprawa jakości świadczonych Usług.

W związku ze świadczonymi Usługami Współadministratorzy mogą przetwarzać następujące kategorie Danych osobowych (przy czym zakres ich przetwarzania może się różnić od rodzaju Usługi i roli Użytkownika): dane identyfikujące tożsamość (imię i nazwisko, numer NIP i in.), dane teleadresowe, obywatelstwo, stan cywilny, dane o posiadanym majątku, osiąganych dochodach i zobowiązaniach, dane o ustroju majątkowym małżeńskim, dane o lokalizacji pojazdu, dane o zatrudnieniu i uzyskiwanych dochodach (w przypadku klientów posiadających status konsumenta), przy czym odnośnie reprezentantów Klienta Współadministratorzy przetwarzają wyłącznie następujące kategorie danych: dane identyfikujące tożsamość (imię i nazwisko, numer NIP i in.), dane teleadresowe, dane z zewnętrznych baz weryfikujących przekazane dane i uprawnienie do reprezentacji (m.in. system Dokumenty Zastrzeżone).
3. KORESPONDENCJA MAILOWA I TRADYCYJNA
W przypadku wysyłania do Administratora za pośrednictwem poczty e-mail lub tradycyjnej korespondencji niezwiązanej z Usługami świadczonymi na rzecz nadawcy lub jego umową z danym Administratorem, w tym zawarcia takiej umowy (do którego to przetwarzania znajdują zastosowanie inne postanowienia Polityki, w szczególności pkt 2 Polityki), Dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes danego Administratora). Administrator przetwarza jedynie Dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej Danych osobowych (oraz innych informacji) i ujawniana jedynie osobom upoważnionym.
4. KONTAKT TELEFONICZNY
W przypadku kontaktowania się z Administratorem telefonicznie w sprawach niezwiązanych z Usługami świadczonymi na rzecz kontaktującej się osoby lub jej umowy z danym Administratorem, w tym zawarcia takiej umowy (do którego to przetwarzania znajdują zastosowanie inne postanowienia Polityki, w szczególności pkt 2 Polityki), Administrator może żądać podania Danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. Podstawą prawną przetwarzania danych pozyskanych w ramach takiego kontaktu telefonicznego jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na konieczności rozwiązania zgłoszonej sprawy.
5. FORMULARZE KONTAKTOWE/KONTAKT POPRZEZ PORTALE SPOŁECZNOŚCIOWE
Współadministratorzy (procesy objęte współadministrowaniem) zapewniają możliwość skontaktowania się z nim przy wykorzystaniu elektronicznego formularza kontaktowego w Serwisie lub Aplikacji bądź poprzez portale społecznościowe (wysyłanie prywatnych wiadomości). Skorzystanie z formularzy wymaga podania Danych osobowych niezbędnych do nawiązania kontaktu z Użytkownikiem i udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest wymagane w celu przyjęcia i obsługi zapytania, a ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości obsługi. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne.
Dane osobowe są przetwarzane, w przypadkach niezwiązanych z Usługami świadczonymi na rzecz nadawcy lub jego umową z danym Administratorem, w tym zawarcia takiej umowy (do którego to przetwarzania znajdują zastosowanie inne postanowienia Polityki, w szczególności pkt 2 Polityki) - w celu identyfikacji nadawcy oraz obsługi jego zapytania – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Współadministratorów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na konieczności rozwiązania zgłoszonej sprawy.
6. PORTALE SPOŁECZNOŚCIOWE
Współadministratorzy (procesy objęte współadministrowaniem) mogą posiadać lub posiadają publiczne profile na portalach społecznościowych Facebook, Instagram i in. W związku z tym przetwarzają dane, które pozostawiają osoby odwiedzające te profile (m.in. komentarze, polubienia itd.).
Dane osobowe takich osób są przetwarzane:

w celu umożliwienia im aktywności na profilach,
w celu informowania o działalności Współadministratorów, promowania ich produktów i usług,
w celach statystycznych i analitycznych,

na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Współadministratorów polegającego na promowaniu prowadzonej działalności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
7. MARKETING
Współadministratorzy (procesy objęte współadministrowaniem) mogą przetwarzać Dane osobowe Użytkowników w celu prowadzenia komunikacji marketingowej/handlowej dot. usług oferowanych przez Współadministratorów lub danego Współadministratora lub ich partnerów biznesowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej (w szczególności poczty elektronicznej, połączeń telefonicznych, wiadomości SMS, wiadomości MMS, wiadomości na portalach) - przetwarzanie danych w tym celu odbywa się na podstawie uzasadnionego interesu Współadministratorów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), po odebraniu zgód wymaganych przepisami prawa i w zakresie tak udzielonych zgód (w szczególności zgody na przesyłanie informacji handlowych danym kanałem komunikacji).
8. USTALENIE, DOCHODZENIE I OBRONA ROSZCZEŃ
Każdy z Administratorów (procesy odrębne każdego z Administratorów) może przetwarzać dane Użytkownika w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z ich działalnością, w tym w związku z innymi procesami przetwarzania opisanymi w Polityce.
W tym celu Administratorzy mogą przetwarzać dane niezbędne do wykazania okoliczności związanych z roszczeniem, w szczególności: dane identyfikacyjne i kontaktowe, treść korespondencji oraz inne dane konieczne do ustalenia stanu faktycznego i zakresu roszczeń. Podstawą prawną powyższych działań jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes danego Administratora.
9. WSPÓŁPRACA Z KONTRAHENTAMI I PRZEDSTAWICIELAMI KONTRAHENTÓW
Współadministratorzy (procesy objęte współadministrowaniem) mogą przetwarzać Dane Użytkowników jako ich kontrahentów lub przedstawicieli (w tym pracowników/współpracowników) takich kontrahentów. Przetwarzanie takich Danych osobowych następuje w celu nawiązania i realizacji współpracy biznesowej, bieżącego kontaktu operacyjnego z kontrahentem i jego przedstawicielami oraz realizacji rozliczeń związanych z wykonywaniem umów. Zakres przetwarzanych danych obejmuje dane identyfikacyjne, służbowe dane kontaktowe, dane umowne i rozliczeniowe oraz dane z korespondencji. Podstawą prawną przetwarzania przez Współadministratorów jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (zawarcie/wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (kontakt operacyjny, organizacja współpracy, przetwarzanie danych Użytkownika nie będącego stroną umowy), a w zakresie obowiązków prawnych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
10. REALIZACJA OBOWIĄZKÓW PRAWNYCH ADMINISTRATORÓW
Administratorzy przetwarzają dane osobowe również w celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na nich w związku z prowadzoną działalnością, w szczególności wynikających z przepisów prawa cywilnego, podatkowego, rachunkowego, przepisów dotyczących rozpatrywania reklamacji, ochrony danych osobowych, a także innych przepisów regulujących świadczenie usług oferowanych przez Administratorów.
W zakresie, w jakim obowiązki prawne dotyczą obu Administratorów są realizowane przez nich w związku ze wspólnie prowadzonymi procesami, Administratorzy działają jako Współadministratorzy. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w których oba podmioty są zobowiązane do prowadzenia dokumentacji, rozliczeń, sprawozdawczości, archiwizacji lub wykazania zgodności działania z przepisami prawa w związku z oferowaniem, zawarciem i wykonywaniem umów lub świadczeniem usług.
W zakresie, w jakim obowiązek prawny ciąży wyłącznie na jednym z Administratorów, dany Administrator działa jako odrębny Administrator danych. Dotyczy to w szczególności procesów wynikających z obowiązków regulacyjnych lub ustawowych przypisanych wyłącznie jednemu podmiotowi.
W powyższym celu Administratorzy mogą przetwarzać w szczególności dane identyfikacyjne, kontaktowe, dane dotyczące zawartych umów, rozliczeń, płatności, zobowiązań, dokumentacji transakcyjnej, dane zawarte w korespondencji oraz inne dane wymagane przez przepisy prawa lub niezbędne do wykazania prawidłowej realizacji obowiązków prawnych.
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tym celu jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze lub Administratorach, a w przypadku szczególnych kategorii danych osobowych — odpowiednio także przepisy art. 9 ust. 2 RODO, jeżeli ich zastosowanie wynika z właściwych przepisów prawa.
Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom i organom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa, w szczególności organom administracji publicznej, organom ścigania, organom podatkowym, sądom itp. przy czym udostępnienie danych następuje wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego obowiązku.

V. COOKIES I INNE PODOBNE TECHNOLOGIE

1. INFORMACJE OGÓLNE
Współadministratorzy informują o wykorzystywaniu w Serwisie plików cookies i innych podobnych technologii, za pomocą których Współadministratorzy (i ew. podmioty trzecie, z którymi współpracuje Administrator) uzyskują dostęp do informacji zbieranych z wykorzystaniem powyższych technologii.
Cookies zawierają nazwę domeny serwisu internetowego, z którego pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalną nazwę. W plikach cookies przechowywane są informacje, które często są niezbędne do prawidłowego działania witryny. W plikach cookies może być przechowywany unikalny numer, który identyfikuje urządzenie, ale na jego podstawie nie jest ustalana tożsamość Użytkownika.
Umieszczanie i wykorzystywanie plików cookies oraz innych podobnych technologii internetowych nie jest szkodliwe dla urządzenia Użytkownika (tj. komputera, telefonu lub tabletu i in.), nie powoduje żadnych zmian zarówno konfiguracji urządzenia, jak i w zainstalowanym oprogramowaniu i aplikacjach.
Celem wykorzystywania przez Serwis powyżej wymienionych technologii jest:

umożliwienie prawidłowego działania i funkcjonowania Serwisu,
dostosowanie zawartości Serwisu do preferencji Użytkownika oraz optymalizacja korzystania z Serwisu; w szczególności pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie Użytkownika i odpowiednio wyświetlić stronę internetową, dostosowaną do jego indywidualnych potrzeb,
utrzymanie sesji Użytkownika Serwisu (po zalogowaniu), dzięki której Użytkownik nie musi na każdej podstronie Serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła,
tworzenie analiz, raportów i statystyk dotyczących sposobu korzystania ze stron Serwisu przez Użytkowników, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości,
przeprowadzanie badań i pomiarów oglądalności Serwisu, treści redakcyjnych w tym reklam w celu analizy, oceny, wprowadzania, ulepszania i rozwijania Serwisu i naszych Usług,
prezentacja reklam oraz realizacja ankiet, w tym pochodzących od zaufanych partnerów Administratora.

2. RODZAJE WYKORZYSTYWANYCH COOKIES I INNYCH PODOBNYCH TECHNOLOGII
W Serwisie wykorzystywane są następujące typy cookies i innych podobnych technologii:
1) Ze względu na źródło pochodzenia stosujemy następujące pliki:

tzw. first-party cookies (własne) - pliki pochodzące z Serwisu;
tzw. third-party cookies (zewnętrzne) - pliki umieszczane za pośrednictwem Serwisu przez firmy zewnętrzne, z których usług korzystają Współadministratorzy lub które współpracują ze Współadministratorami;

2) Z uwagi na czas życia cookies i innych podobnych technologii, stosujemy dwa zasadnicze rodzaje tych plików:

sesyjne - pliki tymczasowe przechowywane w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej i Aplikacji lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej);
stałe - przechowywane w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.

3) Ze względu na cel, jakiemu służą pliki cookies i inne podobne technologie, stosujemy ich następujące rodzaje:

niezbędne pliki – umożliwiające działanie Serwisu i korzystanie z naszych Usług, np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do Usług wymagających uwierzytelniania;
funkcjonalne i analityczne – funkcjonalne pliki cookies są stosowane w celu zapamiętania i dostosowania Serwisu do wyborów użytkownika. Funkcjonalne pliki cookies mogą być instalowane przez Współadministratorów i ich partnerów za pośrednictwem Serwisu. Analityczne pliki cookies umożliwiają pozyskanie informacji takich jak liczba wizyt i źródeł ruchu w Serwisie. Są one stosowane w celu ustalenia, które strony są bardziej, a które mniej popularne, i zrozumieć, jak Użytkownicy poruszają się po Serwisie poprzez prowadzenie statystyk dotyczących ruchu w Serwisie. Informacje zbierane przez te pliki cookies są agregowane, nie mają więc na celu ustalenia Twojej tożsamości. Analityczne pliki cookies mogą być instalowane przez Współadministratorów i ich partnerów za pośrednictwem Serwisu. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w związku ze stosowaniem funkcjonalnych i analitycznych plików cookies jest uzasadniony interes Współadministratorów (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), polegający na dążeniu do zapewnienia najwyższej jakości Usług i Serwisu. Korzystanie z funkcjonalnych i analitycznych plików cookies jest uzależnione od uzyskania zgody Użytkownika na wykorzystanie funkcjonalnych i analitycznych plików cookies za pośrednictwem platformy zarządzania zgodą cookies lub ustawień przeglądarki internetowej. Zgoda ta może być w każdym momencie wycofana za pośrednictwem tej platformy lub przeglądarki internetowej;
Reklamowe pliki cookies - reklamowe pliki cookies pozwalają na dopasowanie wyświetlanych treści reklamowych do zainteresowań Użytkowników w ramach Serwisu oraz poza nim. Na podstawie informacji z tych plików cookies i aktywności Użytkownika w innych serwisach jest budowany profil zainteresowań Użytkownika. Reklamowe pliki cookies mogą być instalowane przez Współadministratorów i ich partnerów za pośrednictwem Serwisu. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w związku ze stosowaniem przez Współadministratorów reklamowych plików cookies jest uzasadniony interes Współadministratorów (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), polegający na prowadzeniu działalności marketingowej. Stosowanie reklamowych plików cookies jest uzależnione od uzyskania zgody Użytkownika na wykorzystanie reklamowych plików cookies za pośrednictwem platformy zarządzania zgodą cookies lub ustawień przeglądarki internetowej. Zgoda ta może być w każdym momencie wycofana za pośrednictwem tej platformy lub przeglądarki internetowej.

3. PODMIOTY ZEWNĘTRZNE
W Serwisie znajdują się osadzone przyciski, narzędzia lub treści kierujące do usług innych firm, m.in.: wtyczki portali społecznościowych (np. Facebook, LinkedIn, Instagram, YouTube), mapy (Google Maps, OpenStreetMap), aplikacje (np. Google Play, AppStore). Korzystanie z tych aplikacji może powodować przesyłanie za pomocą technologii internetowych informacji do wymienionych podmiotów zewnętrznych. W przypadku portalu społecznościowego dany podmiot jest Współadministratorem tak pozyskanych danych. Dane są przetwarzane jednak w związku z prowadzeniem profilu Współadministratorów, w tym w celu promowania ich marki. Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes Współadministratorów (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO). Zakres przetwarzania Danych osobowych, szczegółowe cele oraz prawa i obowiązki osób odwiedzających dany portal społecznościowy (tj. współadministratora) wynikają wprost z regulaminu danego portalu społecznościowego, dlatego warto zapoznać się z jego treścią.
4. NARZĘDZIA ANALITYCZNE
Serwis wykorzystuje następujące narzędzia analityczne:
Microsoft Clarity
Microsoft Clarity to narzędzie analityczne dostarczane przez Microsoft, które pozwala na zrozumienie zachowań Użytkowników w Serwisie poprzez wizualizację ich interakcji (np. nagrania sesji, mapy cieplne). Narzędzie pomaga optymalizować funkcjonalność strony pod kątem wygody Użytkownika. Dane są zbierane w sposób zagregowany i nie są wykorzystywane do bezpośredniej identyfikacji tożsamości Użytkownika. Szczegółowe informacje znajdują się pod linkiem: https://clarity.microsoft.com/terms
Adobe Audience Manager
Adobe Audience Manager to platforma zarządzania danymi (DMP), która służy do segmentacji Użytkowników na podstawie ich aktywności w Serwisie. Pozwala na tworzenie anonimowych profili odbiorców w celu lepszego dopasowania wyświetlanych treści oraz komunikatów marketingowych do preferencji Użytkownika. Narzędzie nie służy do identyfikacji tożsamości Użytkownika przez Administratora. Szczegółowe informacje znajdują się pod linkiem: https://www.adobe.com/pl/privacy/marketing-cloud.html
Google Analytics
Google Analytics są to pliki wykorzystywane przez Google w celu analizy sposobu korzystania ze strony internetowej. Służą do tworzenia statystyk i raportów dotyczących funkcjonowania strony internetowej. Google nie wykorzystuje zebranych danych do identyfikacji Użytkownika ani nie łączy tych informacji w celu umożliwienia identyfikacji Użytkownika. Szczegółowe informacje znajdują się pod linkiem: https:// www.google .com/intl/pl/ policies /privacy/ partners
5. JAK POSTĘPOWAĆ Z PLIKAMI COOKIES I INNYMI PODOBNYMI TECHNOLOGIAMI
Użytkownik może w dowolnym momencie w swojej przeglądarce zmienić ustawienia lub wyłączyć obsługę plików cookies oraz innych technologii, może to jednak spowodować niepoprawne funkcjonowanie Serwisu.
Zmiany dokonane w ustawieniach plików cookies w przeglądarce internetowej odnoszą się także do sposobu wykorzystywania innych technologii internetowych.
Informacje na temat zarządzania plikami cookies w poszczególnych przeglądarkach – w tym w szczególności instrukcje zablokowania odbierania plików cookies – można znaleźć na stronach dedykowanych poszczególnym przeglądarkom:
Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=pl
Firefox: https://support.mozilla.org/pl/kb/ciasteczka
Internet Explorer: https://support.microsoft.com/pl-pl/help/17442/windows-internetexplorer-delete-manage-cookies
Microsoft Edge: https://support.microsoft.com/pl-pl/help/4468242/microsoft-edgebrowsing-data-and-privacy-microsoft-privacy
Opera: https://help.opera.com/pl/latest/web-preferences/#cookies
Safari: https://support.apple.com/pl-pl/HT201265

VI. OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od podstawy prawnej i celu przetwarzania, a w niektórych przypadkach – jest on wprost wskazany w przepisach prawa. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora - np. ze względów bezpieczeństwa, w celach statystycznych czy w celach marketingowych - dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do momentu jej wycofania. Gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, Dane osobowe są przetwarzane do momentu wygaśnięcia obowiązków stron (przy czym po wygaśnięciu obowiązków stron dane mogą być nadal przechowywane do upływu okresów przedawnienia oraz okresów retencji wynikających z odrębnym przepisów, m.in. przepisów dot. obowiązków rachunkowych, przepisów związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu itd.). Gdy podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na danym Administratorze, Dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do wykonania danego obowiązku, określony w przepisach prawa (np. 5-letni okres przechowywania dowodów księgowych czy innej dokumentacji rachunkowej).
Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy istnieje cel i podstawa prawna do dalszego przetwarzania, np. gdy jest ono niezbędne w celu dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami. Po upływie ustalonych, dopuszczalnych okresów przetwarzania, Dane osobowe są anonimizowane lub usuwane.

VII. ZGŁASZANIE ŻĄDAŃ ZWIĄZANYCH Z REALIZACJĄ PRAW

1.Żądanie dotyczące realizacji praw można złożyć:

w formie pisemnej na adres (tożsamy dla każdego Administratora): ul. Murckowska 14c, 40-265 Katowice
drogą e-mailową na adres: iod@vehis.pl,

2.Dany Administrator oraz Współadministratorzy realizują żądania Podmiotów danych w terminach i w sposób wskazany w RODO.
3.Jeżeli nie będzie możliwe zidentyfikowanie osoby fizycznej na podstawie zgłoszonego żądania, Administrator/Współadministratorzy zwrócą się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje. Podanie takich danych nie jest obowiązkowe, jednak brak ich podania będzie skutkować odmową realizacji żądania.
4. Żądanie może zostać zgłoszone osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika. Ze względu na bezpieczeństwo danych zachęcamy do posługiwania się pełnomocnictwem w formie poświadczonej przez notariusza lub upoważnionego radcę prawnego bądź adwokata, co istotnie przyspieszy weryfikację autentyczności żądania.
5. Odpowiedź na zgłoszenie powinna zostać udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu Administrator/Współadministratorzy informują wnioskodawcę o przyczynach tego działania.
6. W przypadku, w którym żądanie zostało skierowane do Administratora/Współadministratorów elektronicznie, odpowiedzi udziela się w tej samej formie, chyba że wnioskodawca zażądał udzielenia odpowiedzi w innej formie. W innych przypadkach odpowiedzi udziela się pisemnie. W przypadku, gdy termin realizacji żądania uniemożliwia udzielenie odpowiedzi drogą pisemną, a zakres danych wnioskodawcy przetwarzanych przez Administratora/Współadministratorów umożliwia kontakt drogą elektroniczną, odpowiedzi należy udzielić drogą elektroniczną.
7. Administrator/Współadministratorzy przechowują informacje dotyczące zgłoszonego żądania oraz osoby, która żądanie zgłosiła, w celu zapewnienia możliwości wykazania zgodności oraz w celu ustalenia, obrony lub dochodzenia ewentualnych roszczeń podmiotów danych.

Regulamin i dokumenty