Podnajem samochodu w leasingu – zasady, umowa i rozliczenie VAT w 2025 roku

Czym jest podnajem samochodu w leasingu?

Podnajem, w kontekście umowy leasingu, to sytuacja, w której jako obecny leasingobiorca przekazujesz auto do użytkowania innemu podmiotowi. Może on przyjmować zasadniczo dwie formy:

• klasyczny, odpłatny podnajem samochodu w leasingu – jako leasingobiorca oddajesz przedmiot leasingu do odpłatnego używania osobie trzeciej, czyli podnajemcy, na podstawie umowy najmu,
• użyczenie nieodpłatne – jest to użytkowanie samochodu w leasingu przez osoby trzecie, którego celem nie jest typowa korzyść pieniężna. Taką sytuacją będzie np. przekazywanie kluczyków do leasingowanego auta małżonkowi lub żonie bądź np. pracownikowi, celem realizacji przez niego firmowego zadania.

Kiedy warto zdecydować się na podnajem samochodu? Taka praktyka znajduje zastosowanie w różnych scenariuszach biznesowych:

• Prowadzenie wypożyczalni samochodów lub maszyn – model działalności gospodarczej, który opiera się na udostępnianiu pojazdów klientom. Popularnymi typami firm, które korzystają z takiej opcji są np. przedsiębiorstwa świadczące przewóz osób (wynajmują leasingowane auta swoim kontrahentom/kierowcom) czy oferuje wynajem krótkoterminowy (carsharing, pojazdy zastępcze itp.). Leasingodawca może zgodzić się na podnajem, traktując to jako model biznesowy leasingobiorcy. Często jednak wiąże się to z wyższymi wymaganiami dotyczącymi ubezpieczenia i zabezpieczeń finansowych.
• Zmiana potrzeb firmy – projekt, do którego potrzebny był dany samochód, jest chwilowo zawieszony? Firma ma przestój? Możesz rozważyć podnajem. W ten sposób pojazd zamiast stać, będzie na siebie zarabiać.
• Sezonowość działalności – jeśli z auta korzystasz tylko w wybranym okresie, przez resztę czasu może hipotetycznie zostać podnajęte.
• Generowanie dodatkowego przychodu – podnajem może także być sposobem na uzyskanie zastrzyku finansowego, gdy ważniejsza jest płynność finansowa niż wielkość floty.

Miej na względzie, że podnajem samochodu w leasingu to inna forma w stosunku do cesji umowy leasingowej. Podnajem to sytuacja, w której dalej obowiązuje Twoja umowa leasingu z firmą finansującą. Cesja oznacza całkowite przejście praw i obowiązków na nowy podmiot. Jako cedent, przekazujesz przedmiot leasingu innej firmie lub osobie prywatnej.

Cesjonariusz nie tylko zostaje nowym użytkownikiem samochodu, ale przejmuje też obowiązek dalszej spłaty zobowiązań wynikających z umowy leasingu. Twoja relacja z firmą leasingową się kończy, przynajmniej jeśli chodzi o cedowany przedmiot leasingu.

Kiedy możliwy jest podnajem samochodu w leasingu?

Jak wyglądają kwestie prawne? Hipotetycznie mamy tu dwie sytuacje, powiązane z dwoma typami finansowania pojazdów:

• leasing samochodu – zgoda leasingodawcy jest konieczna,
• wynajem auta – zgoda nie jest wymagana.

W praktyce jednak nie warto działać na własną rękę, zarówno w jednym, jak i drugim przypadku. Przyjrzyjmy się przepisom bardziej szczegółowo.

Podnajem samochodu w leasingu – przepisy

Jak wspomnieliśmy, jeśli chcesz podnająć komuś samochód, który leasingujesz, potrzebujesz zgody leasingodawcy. Wynika to z art. 709 Kodeksu cywilnego, który mówi, że:

"Bez zgody finansującego korzystający nie może oddać rzeczy do używania osobie trzeciej”.

Taki zapis jest standardem w umowie leasingowej. Brak pisemnej zgody leasingodawcy może spowodować, że ewentualna umowa podnajmu będzie nieważna. Dodatkowo, finansujący, czyli firma leasingowa, ma prawo wypowiedzieć umowę leasingu ze skutkiem natychmiastowym.

Przed udzieleniem zgody leasingodawca analizuje m.in. sytuację biznesową leasingobiorcy oraz wiarygodność przyszłego podnajemcy. Niektóre firmy leasingowe idą dalej – wprost zakazują podnajmu w regulaminach i w razie potrzeby wymagają cesji, czyli całkowitego przejęcia umowy leasingowej przez inny podmiot. Nie musi to dotyczyć wszystkich sytuacji czy rodzajów biznesów. Firma leasingowa może zastrzec w Ogólnych Warunkach Umowy Leasingowej (OWUL), że auto nie może służyć przykładowo do działalności przewozowej (jako taksówka i podobne).

Podnajem samochodu w najmie a kwestie prawne

W przypadku umowy najmu przepisy są bardziej liberalne. Zgodnie z art. 668 Kodeksu cywilnego:

"Najemca może rzecz najętą oddać w całości lub części osobie trzeciej do bezpłatnego używania albo w podnajem, jeżeli umowa mu tego nie zabrania".

Oznacza to, że w najmie obowiązuje zasada domyślnego przyzwolenia na podnajem. Ograniczenia mogą wynikać wyłącznie z samej umowy. To zasadnicza różnica w porównaniu z leasingiem, gdzie zgoda finansującego jest zawsze obligatoryjna.

Niemniej jednak, również w tym przypadku nie warto działać bez zgody firmy leasingowej. Znacznie bezpieczniej i rozsądniej jest skonsultować się z leasingodawcą. Dlaczego? Między innymi przez wzgląd na art. 666 w Kodeksie cywilnym. Jasno wskazuje on, że:

"Najemca powinien przez czas trwania najmu używać rzeczy najętej w sposób w umowie określony, a gdy umowa nie określa sposobu używania – w sposób odpowiadający właściwościom i przeznaczeniu rzeczy."

Innymi słowy, jeżeli podnajmiesz komuś auto z najmu i coś się wydarzy, musisz liczyć się z konsekwencjami. Sąd Apelacyjny w Warszawie orzekł wprawdzie, że bez zgody przez finansującego na "oddanie rzeczy do używania osobie trzeciej nie wpływa na ważność umowy" (I ACa 966/13). Nie zmienia to faktu, że odpłatny podnajem może skończyć się po prostu wypowiedzeniem ze strony firmy leasingowej.

Umowa podnajmu samochodu w leasingu

Kluczowym aspektem podnajmu samochodu w leasingu jest umowa najmu z podmiotem, do którego auto ma trafić. Jej najważniejsze elementy to:

• precyzyjne określenie stron,
• dokładny opis tego, co jest przedmiotem umowy (marka, model, VIN samochodu),
• okres trwania umowy najmu (który nie może wykraczać poza czas obowiązywania umowy leasingowej),
• wynagrodzenie pieniężne, jego wysokość, termin opłaty za podnajem pojazdu.

Kluczowy jest rozdział odpowiedzialności. Umowa musi jasno precyzować, że za terminowe opłacanie rat leasingowych oraz utrzymanie pojazdu w stanie niepogorszonym odpowiada leasingobiorca. Podnajemca zobowiązuje się do używania pojazdu w sposób odpowiadający właściwościom rzeczy, przestrzegania limitów kilometrów czy utrzymywania pojazdu w należytym stanie technicznym. Ważne jest także zabezpieczenie, np. w formie kaucji, na wypadek szkód.

Praktyka pokazuje, że dobrze przygotowana umowa powinna również przewidywać sytuacje sporne, np. korzystający zobowiązuje się, że pokrywa dodatkowe koszty serwisu czy napraw powypadkowych. Warto też zawrzeć termin wypowiedzenia. Brak takich zapisów często może prowadzić do nieporozumień, które mogą generować dodatkowe ryzyko finansowe dla leasingobiorcy.

Podnajem samochodu w leasingu a VAT 2025

Tak samo, jak w przypadku klasycznego finansowania i standardowej umowy leasingu, również w podnajmie trzeba pamiętać o prawidłowym rozliczaniu podatku VAT. Jeśli zdecydujesz się odpłatnie użyczyć leasingowany pojazd, będzie to traktowane jako świadczenie usługi najmu. To z kolei wiąże się z tym, że masz obowiązek:

• wystawić fakturę za wynajem,
• naliczyć VAT według stawki 23% (standard dla usług wynajmu pojazdów),
• rozliczyć ten podatek w deklaracji VAT.

Rozliczanie i wysokość odliczania podatku VAT zależy od sposobu korzystania z samochodu:

• jeśli samochód jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej (np. wynajem komercyjny, taxi), jako leasingobiorca masz prawo do pełnego, 100% odliczenia VAT od rat leasingowych, paliwa i serwisu (przy spełnieniu warunków ewidencji przebiegu pojazdu), warunkiem jest prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu i urząd skarbowy otrzyma zgłoszenie (formularz VAT-26).
• jeżeli auto jest używane w sposób mieszany, firmowo-prywatny, odliczenie VAT ogranicza się do 50%.

Rozliczenia podatkowe zależą też od rodzaju leasingu. Będą inne w przypadku leasingu operacyjnego i finansowego.

Leasing operacyjny:

• najczęściej wybierana forma finansowania,
• leasingobiorca traktuje raty leasingowe jako koszt uzyskania przychodu,
• każdą ratę leasingu rozliczasz (jak wspominaliśmy, VAT 50% lub 100%, w zależności od sposobu użytkowania auta),
• podnajem nie zmienia zasad odliczania VAT, ale wymaga od Ciebie fakturowania przychodów z tytułu wynajmu i rozliczania VAT należnego.

Leasing finansowy:

• w tym wariancie VAT od całej wartości pojazdu jest płacony z góry, przy pierwszej racie,
• leasingobiorca amortyzuje samochód w księgach i zalicza odpisy amortyzacyjne w koszty,
• podnajem w tym przypadku oznacza, że pojazd staje się środkiem trwałym wykorzystywanym do świadczenia usług wynajmu, więc pełne odliczenie VAT od wydatków eksploatacyjnych również jest możliwe, pod warunkiem, że auto służy wyłącznie tej działalności.

Podnajem samochodu w leasingu - procedura krok po kroku

Podnajem samochodu w leasingu wiąże się z dopełnieniem formalności. Standardowy proces może wyglądać jak poniżej, ale szczegóły będą zależeć od zasad ustalonych przez leasingodawcę:

1. Uzyskanie zgody leasingodawcy – wystąp z wnioskiem do firmy leasingowej, załącz dane przyszłego najemcy.
2. Ustalenie czynszu podnajmu – sprawdź stawki rynkowe i uwzględnij koszty utrzymania pojazdu, amortyzację oraz marżę.
3. Podpisanie umowy podnajmu – szczegółowo regulującej prawa i obowiązki stron.
4. Rozliczenia i fakturowanie – jako leasingobiorca, wystawiasz faktury podnajemcy, ujmując przychód w swojej ewidencji księgowej i podatkowej.
5. Dokumentacja – zachowaj umowy podnajmu, zgodę leasingodawcy, faktury oraz protokoły zdania i odbioru pojazdu, mogą być niezbędne na wypadek kontroli.

Zalety i wady wynikające z podnajmu samochodu w leasingu

Podnajem pojazdu ma wiele korzyści. Przede wszystkim, możesz uzyskać dodatkowy przychód, który możesz przeznaczyć na pokrycie kosztów leasingu.

Ponadto, zachowujesz możliwość odliczania VAT, nawet 100%, jeżeli auto będzie użytkowane tylko do celów biznesowych. Podnajem to także sposób na elastyczne zarządzanie firmową flotą, zdobywanie środków na pojazdy, które faktycznie potrzebujesz i brak strat, z którymi trzeba by się liczyć, jeżeli dane auto nie byłoby wcale używane. Taka forma to także sposób na budowę więzi biznesowych z kontrahentami czy partnerami.

Jeśli decydujesz się na podnajem samochodu w leasingu, musisz pamiętać, że to Ty ponosisz pełną odpowiedzialność wobec leasingodawcy za działania osoby lub firmy, której udostępniasz pojazd. Oznacza to, że to na Ciebie spadną konsekwencje szkód, opóźnień w płatnościach czy przekroczenia limitu kilometrów. Firmy leasingowe czasem niechętnie godzą się na takie rozwiązanie, traktując je jako dodatkowe ryzyko.

Jeśli zdecydujesz się na podnajem bez zgody leasingodawcy, narażasz się na natychmiastowe wypowiedzenie umowy i obowiązek spłaty wszystkich pozostałych rat. Pamiętaj też, że podnajem oznacza dla Ciebie dodatkowe obowiązki administracyjne. Będziesz musiał wystawiać faktury, rozliczać VAT czy sporządzać protokoły zdawczo-odbiorcze przy przekazywaniu auta.

Alternatywy dla podnajmu samochodu w leasingu

Podnajem pojazdu nie zawsze będzie rozwiązaniem optymalnym. Jeżeli szukasz oszczędności, potrzebujesz zastrzyku finansowego bądź alternatywy dla obecnego pojazdu, możesz zastanowić się także nad takimi opcjami, jak:

• cesja umowy leasingu – przeniesienie wszystkich praw i obowiązków na nowy podmiot, dobre wyjście, jeśli chcesz zrezygnować z obecnie leasingowanego samochodu, możesz liczyć na zwrot dotychczas poniesionych kosztów za sprawą odstępnego,
• leasing zwrotny (sale-and-lease-back) – sposób na uwolnienie kapitału, sprzedajesz samochód firmie leasingowej, ale dalej z niego korzystasz, płacąc raty leasingowe,
• wynajem długoterminowy – standardowa oferta firm CFM i wypożyczalni, często prostsza forma w obsłudze, ale mniej elastyczna pod kątem warunków w porównaniu do leasingu.

Kiedy podnajem samochodu w leasingu się opłaca?

Na podnajem samochodu w leasingu warto spojrzeć tak z perspektywy ekonomicznej, jak i administracyjno-prawnej. Weź pod uwagę, że taka metoda wiąże się z dodatkowymi obowiązkami związanymi z dbaniem o kwestie formalne, w tym z uzyskaniem zgody finansującego, bowiem przedmiotem leasingu nie możesz swobodnie dysponować.

Z punktu widzenia ekonomicznego, podnajem będzie opłacalny, jeżeli przychód z niego będzie przewyższać Twoje koszty leasingu, ubezpieczenia, obsługi administracyjnej czy potencjalnej amortyzacji pojazdu. Jeśli będziesz po drugiej stronie, jako najemca, to również kluczowym czynnikiem będzie opłacalność (np. niższy koszt w porównaniu do potencjalnego leasingu, możliwość szybkiego uzyskania dostępu do przedmiotu leasingu).

Podnajem może być dobrym wyjściem szczególnie w przypadku firm przewozowych, transportowych czy budowlanych, gdzie zapotrzebowanie na auta jest sezonowe i nie zawsze przewidywalne. W takich sytuacjach zamiast utrzymywać flotę w gotowości, przedsiębiorca może odzyskać część kosztów, oddając pojazdy w odpłatne użytkowanie innym podmiotom.

Przed podjęciem decyzji o oddaniu auta w podnajem, pamiętaj o kluczowych zasadach:

• skonsultuj się z leasingodawcą na samym początku,
• przeanalizuj skutki podatkowe z doradcą,
• przygotuj profesjonalną umowę podnajmu,
• rozważ dodatkowe ubezpieczenia, aby zminimalizować ryzyko finansowe.

Skorzystaj z oferty VEHIS

Podnajem czy cesja to rozwiązania, które mogą być opłacalne, ale mogą też świadczyć o tym, że Twoje potrzeby jako klienta nie zostały do końca spełnione. Dlatego znajdź partnera leasingowego, który zapewni Ci elastyczność.

VEHIS oferuje finansowanie, które łączy w sobie to, co najlepsze w klasycznym leasingu operacyjnym i wynajmie długoterminowym. Nie ma limitu kilometrów ani opłat za ponadnormatywne zużycie. W cenie raty opłacasz ubezpieczenie czy serwis. Ponadto, możesz zdecydować, co zrobić z pojazdem: możesz go wykupić po zakończeniu umowy leasingu lub oddać, ale też zwrócić w trakcie leasingu i wymienić na inny model. Odwiedź Vehis.pl, sprawdź kalkulatory leasingowe i wypełnij formularz kontaktowy. Doradca pomoże Ci w wyborze najlepszego rozwiązania, dopasowanego do Twoich biznesowych lub prywatnych potrzeb oraz możliwości finansowych.