Samochód firmowy do celów prywatnych – o czym warto pamiętać?

Chcesz przyciągnąć lub utrzymać w swojej firmie dobrych specjalistów? Jednym z pozapłacowych bonusów może być udostępnienie pracownikom samochodów służbowych do celów prywatnych. Sprawdź, na jakie kwestie podatkowe i formalne trzeba zwrócić uwagę, gdy przekazujesz zatrudnionym auto.

Samochód firmowy jako benefit

Karty sportowe, pakiety medyczne i klasyczne "owocowe czwartki” – to sposoby na to, aby podnieść morale pracowników. Pozapłacowym benefitem może być też samochód firmowy, którym dana osoba może jeździć także w czasie wolnym.

Udostępnienie auta służbowego do użytku prywatnego może być sytuacją win-win. Pracownik może korzystać z nowego i pewnego auta, bez ponoszenia znaczących kosztów. Jeżeli musi użyć pojazdu do celów służbowych, nie musi jechać do firmy, żeby odebrać pojazd. Po prostu wsiądzie do niego pod domem. Dobrej klasy samochód służbowy może być też oznaką statusu społecznego, a dla niektórych fachowców – wymogiem stawianym pracodawcy przy podpisywaniu umowy.

Dla firmy samochody benefitowe to metoda na zmniejszenie fluktuacji kadr. Zatrzymanie dobrych pracowników to oszczędność związana z brakiem konieczności szkolenia i wdrażania nowych osób. Udostępnianie auta do celów prywatnych przekłada się też na budowanie wizerunki marki. Ponadto, może to być tańszy sposób na bonusy pracownicze w porównaniu ze standardową podwyżką płac.

Samochód firmowy do celów prywatnych a podatek dochodowy

Gdy przekazujesz pracownikowi samochód firmowy do celów prywatnych, de facto zwiększasz jego wynagrodzenie. Z tego powodu jako pracodawca musisz wyliczyć wartość świadczenia, które będzie podlegać pod podatek dochodowy od osób fizycznych, tak samo, jak w przypadku wynagrodzenia podstawowego.

Na szczęście, nie jest to skomplikowane. Przychód pracownika jest ustalony ryczałtowo i zależy od mocy oraz napędu pojazdu. Miesięczny ryczałt wynosi:

• 250 zł – dla aut z silnikiem spalinowym o mocy silnika do 60 kW (81,5 KM) oraz dla samochodów w 100% elektrycznych, w tym na wodór;
• 400 zł – dla pozostałych samochodów.

W sytuacji, w której pracownik korzysta z samochodu prywatnie tylko przez wybrany okres miesiąca, ryczałt wynosi 1/30 za każdy dzień użytkowania. Upraszczając, jeśli przykładowy pan Marek wybierze się na dwudniową wycieczkę służbowym samochodem o mocy ponad 60 kW, to jego przychód wyniesie 26,66 zł (2/30 z 400 zł).

Jako pracodawca, masz prawo pobierać opłatę od pracownika za używanie samochodu firmowego do celów prywatnych. W takiej sytuacji ryczałtowy przychód zatrudnionego zostaje pomniejszony o ustaloną kwotę. Wracając do przykładowego pana Marka, jeżeli uiszcza on co miesiąc 150 zł za możliwość jeżdżenia autem firmowym po pracy, to jego przychód wyniesie 250 zł.

Użytek firmowo-prywatny a paliwo

Tej samej zasadzie podlegają wydatki na paliwo. Jeśli pracownik zatankuje, jego ryczałtowy przychód jest zmniejszany o kwotę, jaką zostawi na stacji benzynowej.

Wynika to z orzecznictwa sądów administracyjnych i Ministerstwa Finansów. Zgodnie z nimi pracodawca jest zobowiązany do ponoszenia wszystkich niezbędnych wydatków związanych z użytkowaniem samochodu służbowego.

Poza ubezpieczeniem, serwisem czy wymianą opon, do kosztów eksploatacyjnych zaliczone zostały także wydatki na paliwo. Nie dotyczy to jednak opłat za autostrady, gdy pracownik porusza się nimi w czasie wolnym i używa samochodu firmowego prywatnie.

Rozliczenie podatkowe pracodawcy

Odrębną kwestią jest koszt uzyskania przychodu. To, jakie będziesz płacić podatki jako pracodawca, zależy od tego, czy pozwalasz pracownikom jeździć służbówką prywatnie, czy też nie. Jeżeli samochód firmowy jest wykorzystywany tylko i wyłącznie do prowadzenia działalności, to masz prawo odliczyć 100% kosztów powstałych w związku z używaniem aut i 100% VAT. Jeśli auto jest użytkowane służbowo-prywatnie, to obowiązuje limit 75% wydatków zaliczanych jako koszty uzyskania przychodu. Rozliczenie VAT wynosi w takiej sytuacji 50%, a nie 100%.

Samochód benefitowy a leasing

Jeśli do użytku prywatnego użyczasz samochody, które są finansowe leasingiem, pamiętaj o art. 709 ust. 12 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z nim:

1. Bez zgody finansującego korzystający nie może oddać rzeczy do używania osobie trzeciej.

2. W razie naruszenia obowiązku określonego w § 1, finansujący może wypowiedzieć umowę leasingu ze skutkiem natychmiastowym, chyba że strony uzgodniły termin wypowiedzenia.

Bardzo ważną kwestią jest skonsultowanie się z leasingodawcą i sprawdzenie Ogólnych Warunkach Umowy Leasingu (OWUL). Dowiedz się, jak firma finansująca samochody do Twojej floty zapatruje się na użytkowanie pojazdów do celów prywatnych.

W teorii nie powinno być z tym problemu, ponieważ "osobą trzecią” będzie Twój pracownik, który i tak korzysta z samochodu do celów służbowych. Upewnij się jednak, czy nie będzie potrzebna dodatkowa zgoda.

Reguły użytku służbowo-prywatnego

Bez względu na to, czy udostępniasz samochody kupione do firmy za gotówkę czy też finansowane leasingiem, dobrą praktyką jest opracowanie regulaminu użytkowania pojazdów. Pracownicy będą mieć przejrzysty obraz tego, jak mają postępować z autem, a firma będzie prawnie zabezpieczona.

Co może znaleźć się w regulaminie? Między innymi informacje o procedurze odbioru i zwrotu pojazdu, zasady postępowania w razie awarii czy kolizji, ustalenia dotyczące maksymalnego limitu kilometrów podczas jazdy w czasie wolnym czy reguły rozliczania się za paliwo.

Jak sfinansować samochody benefitowe?

Jeżeli chcesz zacząć udostępniać pracownikom samochody do użytku prywatnego, weź pod uwagę to, że auta będą najprawdopodobniej pokonywać więcej kilometrów. Konieczny może być też częstszy serwis. Ponadto, pamiętaj o kwestiach personalnych. Gdy ustalisz z pracownikiem, że w razie awansu otrzyma model wyższej klasy, konieczne może stać się włączenie do floty nowego auta.

Rozwiązaniem może być finansowanie w VEHIS, w którym nie ma limitu kilometrów i opłat za ponadnormatywne zużycie. W przypadku użytku służbowo-prywatnego, może się to przełożyć na duże oszczędności. Poza tym, w comiesięcznej racie uwzględniony jest nie tylko koszt ubezpieczenia, ale także serwisu.

Co ważne z perspektywy kadrowej, masz możliwość zwrotu lub wymiany samochodu w każdej chwili. Jeżeli nasz przykładowy pan Marek awansuje na wyższe stanowisko menadżerskie, możesz mu szybko zaoferować przesiadkę z miejskiego hatchbacka do limuzyny.