Wydatki eksploatacyjne a leasing samochodu – co warto wiedzieć? Poradnik

Czym są wydatki eksploatacyjne pojazdu?

Pod pojęciem wydatków eksploatacyjnych kryje się cały zbiór kosztów, które ponosisz, aby do utrzymać samochód w stanie sprawności technicznej i gotowości do codziennego użytku. To nie tylko tankowanie paliwa, ale wszystkie nakłady finansowe, które ponosisz w trakcie użytkowania auta. Właściwe zarządzanie kosztami eksploatacyjnymi samochodu firmowego czy prywatnego (w leasingu konsumenckim) jest kluczowe dla realnej oceny opłacalności leasingu i uniknięcia finansowych niespodzianek.

Najczęstsze koszty eksploatacyjne

Koszty utrzymania samochodu w leasingu można podzielić na kilka głównych kategorii, z których każda generuje regularne lub cykliczne wydatki. Do podstawowych należą wspomniane koszty paliwa lub energii elektrycznej (w przypadku modeli EV lub hybryd typu plug-in) oraz na płyny eksploatacyjne czy myjnię.

Kolejną istotną grupą kosztów eksploatacji samochodu osobowego, dostawczego czy ciężarowego są wydatki związane z serwisem auta w leasingu i utrzymaniem sprawności technicznej, w tym na: okresowe przeglądy (wymiana olejów, filtrów, diagnostyka), naprawy bieżące i wymianę zużytych części (klocki hamulcowe, amortyzatory) oraz sezonową wymianę opon czy zakup akumulatora.

Do tego dochodzą kwoty przeznaczone na poczet obowiązkowych ubezpieczeń (OC) oraz dobrowolnych rozszerzeń (AC, assistance, ochrona GAP), a także o drobne, ale stałe wydatki na płyny eksploatacyjne (do spryskiwaczy, chłodnicy, hamulców) oraz utrzymanie czystości pojazdu.

Koszty przewidywalne a nieprzewidziane

Dobre planowanie budżetu na koszty eksploatacyjne samochodu osobowego lub pojazdu innego typu, wymaga od Ciebie rozróżnienia między wydatkami, które można z góry oszacować, a tymi, które pojawiają się nagle. Te drugie mogą poważnie nadszarpnąć budżet, dlatego warto mieć przygotowany pewien zapas pieniędzy, poduszkę finansową.

Koszty przewidywalne (poza ratami leasingu) to te wynikające z harmonogramu serwisowego producenta i naturalnego zużycia części, jak coroczne przeglądy, wymiana opon co sezon, czy planowa wymiana klocków hamulcowych co określoną liczbę kilometrów. Możesz je stosunkowo łatwo zaplanować w budżecie. To samo dotyczy wydatków na paliwo do samochodu osobowego czy dostawczego, jeśli kontrolujesz, jakimi trasami poruszają się Twoi pracownicy lub jesteś w stanie oszacować, ile miesięcznie pokonujesz kilometrów.

Zupełnie inny charakter mają koszty nieprzewidziane: mechaniczne usterki niezwiązane z normalną eksploatacją, skutki drobnych kolizji, czy przebicie opony w trasie. Ryzyko wystąpienia i wysokość takich wydatków w dużej mierze zależą od stylu eksploatacji, wieku auta i zakresu obowiązującej gwarancji. Nowe auto w leasingu operacyjnym będzie w pełni objęte ochroną producenta, która pokrywa wady fabryczne. Starsze modele lub auta po okresie gwarancyjnym niosą większe ryzyko nieplanowanych napraw, całkowicie obciążających Ciebie jako leasingobiorcę.

Kto odpowiada za eksploatację w leasingu operacyjnym i finansowym?

Leasing operacyjny i leasing finansowy różnią się pod względem rozliczania kosztów uzyskania przychodu, amortyzacji czy kwestii wykupu. Jak wygląda sprawa związania z kosztami eksploatacyjnymi samochodu osobowego czy dostawczego?

Leasing operacyjny

Cechy charakterystyczne leasingu operacyjnego to m.in.:

• leasingodawca pozostaje właścicielem pojazdu przez okres trwania umowy,
• w związku z tym, to firma leasingowa odpowiada za amortyzację pojazdu,
• jako leasingobiorca, jesteś użytkownikiem, a posiadaczem możesz się stać po wykupie auta na końcu umowy.

Jak w leasingu operacyjnym wygląda kwestia eksploatacji firmowego auta lub samochodu w leasingu konsumenckim? Mimo tego, że nie jesteś właścicielem, to po Twojej stronie leży pokrywanie tych wydatków. Na podstawie umowy leasingu, musisz trzymać się zapisów dotyczących m.in. tego, kiedy i gdzie serwisować pojazd.

W leasingu operacyjnym często masz za to możliwość dokupienia pakietów, które zostaną wliczone w cenę raty. Serwis, ubezpieczenie czy wymiana opon – mogą to być usługi dodatkowe oferowane przez firmę leasingową. Znacznie ułatwia to logistykę i zdejmuje z Twoich barków wiele obowiązków.

Leasing finansowy

Leasing finansowy istotnie różni się pod kilkoma względami od operacyjnego:

• samochód automatycznie staje się Twoją własnością, wraz ze spłatą ostatniej raty,
• leasingobiorca jest de facto traktowany jako posiadacz,
• jako leasingobiorca, odpowiadasz za odpisy amortyzacyjne.

W przypadku leasingu finansowego, odpowiedzialność za eksploatację leży w pełni po Twojej stronie. Wprawdzie raty mogą być niższe w porównaniu z leasingiem operacyjnym, ale zakres samodzielnych obowiązków leasingobiorcy jest większy.

Jakie wydatki pokrywa leasingodawca

Jak wspominaliśmy, leasingodawca nie pokrywa codziennych kosztów eksploatacyjnych, takich jak paliwo, myjnia, płyny czy parkingi. Jego ewentualne zaangażowanie finansowe wynika z oferowanych i wykupionych przez Ciebie, jako leasingobiorcę, pakietów dodatkowych wliczanych w ratę leasingu, które są szczególnie charakterystyczne dla leasingu operacyjnego. Koszty eksploatacji samochodu osobowego czy dostawczego są po Twojej stronie. Niemniej jednak, pakiety mogą obniżyć Twoje wydatki i być bardziej opłacalne w porównaniu z ponoszeniem wydatków każdorazowo przy danej usłudze.

W najmie długoterminowym w cenie standardowo ujmowane są pakiety serwisowe, ubezpieczeniowe, assistance czy sezonowa wymiana opon. Nie dotyczy to jednak paliwa czy parkingów. Możesz także skorzystać z rozwiązania, które łączy cechy leasingu operacyjnego i wynajmu.

Taki model finansowania oferuje VEHIS. Tak samo, jak w leasingu, auto możesz oddać bądź wykupić po zakończeniu umowy. Jak w wynajmie, w ratę leasingu są wliczone ubezpieczenie i wsparcie serwisowe. Nie obowiązują limity kilometrów i nie ma dopłat za ponadnormatywne zużycie pojazdu.

Jak ograniczyć koszty eksploatacyjne w leasingu?

Istnieje wiele sposobów na zbicie kosztów eksploatacji firmowego auta lub samochodu, który leasingujesz prywatnie. Jak możesz ograniczyć wydatki?

Wybór pojazdu

Dobór odpowiedniego modelu samochodu to podstawa do uzyskania zakładanego całkowitego kosztu posiadania (TCO, total cost of ownership). Przede wszystkim, auto musi być dopasowane do zadań, które chcesz zrealizować. Jeśli pojazd ma służyć w większości do jazdy po mieście i okazjonalnego wyjazdu w trasę, to wystarczający może być kompakt. Jeżeli ma przewozić towary, to zastanów się, czy nie potrzebujesz większego pojazdu dostawczego, żeby nie okazało się, że mniejszym modelem musisz wykonać dwa razy tę samą trasę, itd.

Ważny jest też dobór napędu pod względem niskiego zużycia paliwa. W mieście odpowiedni może być samochód elektryczny, w długie trasy – oszczędny model z silnikiem benzynowym, napędem hybrydowym czy dieslem.

Sprawdź także dostępność oraz cenę części eksploatacyjnych i zamiennych. Pamiętaj również o oponach. Większa średnica i szerszy bieżnik automatycznie podbijają cenę ogumienia. Nie oszczędzaj na systemach wspomagających kierowcę i bezpieczeństwa czynnego. Czujniki martwego pola czy kamera cofania mogą ograniczyć ryzyko stłuczki lub kolizji. Tempomat może pomóc zmniejszyć zużycia paliwa podczas dłuższej podróży. Pamiętaj, że samochód, który nie jeździ, bo jest w warsztacie, nawet z powodu błahego przetarcia, nie zarabia na siebie.

Negocjowanie warunków umowy leasingu

Pierwsza propozycja umowy leasingu operacyjnego czy finansowego nie musi być tą ostateczną. Możesz negocjować z leasingobiorcą lub poprosić go o dostosowanie zapisów do tego, jak będziesz korzystać z pojazdu. Elastyczny pod tym względem może być szczególnie leasing operacyjny.

Nierzadko masz możliwość włączenia w cenę raty leasingowej pakietu usług serwisowych czy ubezpieczenia OC/AC. Przelicz, ile będzie to kosztować. Może się okazać, że dodatkowa dopłata do raty leasingowej i tak w dłuższym okresie będzie rozwiązaniem tańszym, niż samodzielne dbanie o serwis i inne usługi związane z eksploatacją firmowego auta. Zadbaj o to, żeby umowa leasingu jasno określała, kto pokrywa jakie koszy i kiedy.

Styl jazdy i dbałość o auto

Ekonomiczna, defensywna jazda nie tylko poprawia bezpieczeństwo, ale może się też przełożyć na zmniejszenie wydatków na samochód osobowy czy dostawczy. Unikanie gwałtownego przyspieszania i hamowania, utrzymywanie optymalnych obrotów czy trzymanie odpowiedniego dystansu do poprzedzającego pojazdu redukują zużycie paliwa lub energii, przedłużają żywotność części (opon, hamulców, sprzęgła). Uważna jazda to też mniejsze ryzyko stłuczki.

Regularne, terminowe przeglądy i natychmiastowe reagowanie na nawet drobne usterki to najlepsza metoda zapobiegawcza. Pozwali Ci nierzadko zdusić problemy w zarodku, zanim przerodzą się w kosztowne awarie. Dbaj także o czystość auta, zwłaszcza podwozia zimą, właściwe ciśnienie w oponach i pamiętaj o opróżnianiu bagażnika ze zbędnych rzeczy czy zdejmowaniu relingów z dachu, jeśli ich nie potrzebujesz, żeby zbić zużycie paliwa.

Koszty eksploatacyjne a rozliczenie podatkowe

W przypadku leasingu samochodów, jako przedsiębiorca możesz odliczać większość kosztów eksploatacyjnych jako koszty uzyskania przychodów, co stanowi istotne narzędzie optymalizacji podatkowej. Pamiętaj jednak, że obowiązują konkretne limity i warunki, które należy spełnić, aby w pełni korzystać z tych przywilejów.

Poza ratami leasingowymi, do kosztów możesz zaliczyć m.in.:

• paliwo,
• serwis,
• przeglądy,
• wymianę opon,
• płyny eksploatacyjne,
• opłaty za parking czy autostrady.

Kluczowe są dwa rodzaje ograniczeń: sposób użytkowania pojazdu oraz jego wartość. W zależności od tego, jak korzystasz z auta, do kosztów uzyskania przychodu możesz wrzucić:

• 75% kosztów eksploatacyjnych – dotyczy pojazdów użytkowanych mieszanie, czyli zarówno służbowo, jak i prywatnie (nawet okazjonalnie),
• 100% kosztów eksploatacyjnych – przysługuje wyłącznie wtedy, gdy pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej.

Miej na uwadze, że możesz korzystać z pełnego odliczenia, gdy:

• zgłosisz pojazd do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26,
• będziesz prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (kilometrówki),
• w firmie został wdrożony regulaminu korzystania z pojazdu, który wyklucza użytek prywatny (np. zakaz użytkowania poza godzinami pracy, przez domowników).

Jeśli te warunki nie zostaną spełnione, to automatycznie pozbawi Cię to możliwości korzystania z odpisu 100% kosztów eksploatacji firmowego auta.

Drugim limitem jest ten dotyczący wartości pojazdu:

• 150 tys. zł dla modeli z silnikiem spalinowym, w tym hybryd,
• 225 tys. zł dla aut elektrycznych, w tym wodorowych.

Jeśli wartość samochodu osobowego nie przekracza 150 tys. zł (lub 225 tys. zł w przypadku auta elektrycznego), możesz zaliczyć w koszty uzyskania przychodu raty leasingowe oraz całość składki AC i GAP (przy założeniu pełnego lub 75% użytkowania firmowego).

W przypadku samochodu powyżej 150 tys. zł, zarówno raty leasingowe, jak i składki AC, musisz rozliczać proporcjonalnie. Przykładowo, przy aucie za 200 000 zł (przy limicie 150 000 zł), odliczeniu podlega jedynie 75% kosztu raty i składek AC. Wyjątek stanowią składki na ubezpieczenie OC i NNW, które nie są objęte limitem wartości pojazdu. Nawet wtedy, gdy auto jest wyceniane powyżej 150 tys., można je zawsze zaliczyć w koszty w 100%.

Najczęstsze błędy leasingobiorców dotyczące eksploatacji

Podczas rozliczania wydatków eksploatacyjnych, łatwo wpaść w kilka pułapek, zwłaszcza wtedy, gdy po raz pierwszy decydujesz się na leasing samochodu osobowego lub dostawczego. Na co zwrócić uwagę? Jakie błędy można popełnić, gdy nie wie się, jakie konkretne koszty eksploatacji samochodu się ponosi?

• Założenie, że "wszystko jest w racie": ten błąd może być jednym z głównych źródeł Twojego rozczarowania jako leasingobiorcy. Zwyczajowo, standardowa, podstawowa rata leasingowa nie obejmuje kosztów eksploatacyjnych, a jedynie opłatę za użyczanie pojazdu.
• Paliwo, płyny, przeglądy, wymiana opon, drobne naprawy – to wszystko leży po Twojej stronie, jako użytkownika. Wyjątkiem są sytuacje, w których wynika to z wykupionego, dodatkowego pakietu usług lub charakteru umowy leasingowej (na przykład finansowania łączącego cechy leasingu i wynajmu). Zawsze, przed podpisaniem umowy, dokładnie przestudiuj jej zapisy i OWU (Ogólne Warunki Umowy) dotyczące zakresu obowiązków i pakietów.
• Ignorowanie zapisów umowy o serwisowaniu i użytkowaniu: umowa leasingu, szczególnie operacyjnego, często zawiera szczegółowe wymagania dotyczące serwisowania pojazdu. Do najczęstszych należą: obowiązek korzystania wyłącznie z autoryzowanych stacji dealerskich marki (ASO) lub serwisów wskazanych przez leasingodawcę, przestrzeganie harmonogramu przeglądów zalecanego przez producenta oraz używanie tylko oryginalnych części zamiennych lub potwierdzonych przez producenta zamienników.
• Inną kwestią może być korzystanie z samochodu, które miał służyć do celów prowadzonej działalności, w sposób niewłaściwy. Leasingodawca może zastrzec, że auto nie może być podnajmowane osobom trzecim. Użytkowanie pojazdu niezgodnie z jego przeznaczeniem (na przykład "awaryjne" przewożenie materiałów budowalnych czy niebezpiecznych samochodem osobowym, gdy przystosowany do tego dostawczak nie jest aktualnie dostępny) też może być na liście.
• Jeśli zbagatelizujesz te wymogi, konsekwencje mogą być poważne. Jedną z nich może być utrata gwarancji udzielonej przez producenta pojazdu lub dodatkowej, przyznanej przez firmę leasingową. Brak przestrzegania zapisów może też skutkować odmową pokrycia kosztów napraw w przypadku awarii. W skrajnych przypadkach, ignorowanie punktów z umowy leasingowej może być podstawą do jej wypowiedzenia lub nałożenia kar.
• Brak kontroli nad stanem technicznym auta: pamiętaj, żeby traktować samochód osobowy czy dostawczy w leasingu "jak swój", a nie gorzej, bo należy do leasingodawcy. Zaniedbania w eksploatacji, na przykład regularna jazda z niskim poziomem oleju silnikowego, ignorowanie zapalających się kontrolek (np. "check engine", ciśnienie w oponach), przeciążanie pojazdu, czy zaniedbywanie uzupełniania podstawowych płynów eksploatacyjnych, mogą prowadzić do kosztownych awarii.
• Koszty takich napraw zawsze ponosi leasingobiorca, jeśli nie są one objęte gwarancją. Dodatkowo, przy zwrocie auta po zakończeniu leasingu operacyjnego, część leasingobiorców nalicza dodatkowe opłaty za ponadnormatywne zużycie pojazdu.

FAQ – pytania i odpowiedzi dotyczące wydatków eksploatacyjnych w leasingu samochodowym

Czy w leasingu trzeba samodzielnie płacić za przeglądy techniczne?

Tak. W większości przypadków przeglądy serwisowe są obowiązkiem leasingobiorcy, chyba że umowa leasingowa zawiera pakiet serwisowy. Warto to sprawdzić przed podpisaniem dokumentów.

Czy koszt paliwa w leasingu można wrzucić w koszty działalności?

Tak, ale pod pewnymi warunkami. Jeśli pojazd jest użytkowany wyłącznie w działalności gospodarczej, można odliczyć 100% kosztów paliwa. W przypadku użytkowania mieszanego – tylko 75%. Potrzebne są faktury imienne.

Czy ubezpieczenie auta w leasingu zawsze opłaca leasingodawca?

Nie. W leasingu operacyjnym leasingodawca może oferować pakiet ubezpieczeniowy w ramach raty, ale to nie jest reguła. W leasingu finansowym to leasingobiorca najczęściej zawiera polisę i pokrywa jej koszt.

Kto płaci za naprawy i części eksploatacyjne?

Za wszystkie standardowe koszty eksploatacyjne – jak wymiana opon, klocków hamulcowych czy filtrów – odpowiada leasingobiorca. Wyjątkiem są pakiety serwisowe, które czasem obejmują tego typu wydatki.

Czy w leasingu można samodzielnie wybrać serwis?

To zależy od umowy. Niektóre firmy leasingowe wymagają korzystania z autoryzowanych serwisów. Inne dają pełną dowolność, ale użytkownik nadal musi przestrzegać zaleceń producenta.

Czy najem długoterminowy różni się od leasingu pod względem kosztów eksploatacyjnych?

Tak. W najmie długoterminowym często w cenie zawarte są serwisy, ubezpieczenia i auto zastępcze. To rozwiązanie zbliżone do „abonamentu na samochód” i może oznaczać niższy koszt eksploatacji w praktyce.

Co się dzieje, jeśli nie wykonam obowiązkowego przeglądu w terminie?

Może to skutkować naruszeniem warunków umowy leasingowej, a w konsekwencji dodatkowymi kosztami lub wypowiedzeniem umowy. Dodatkowo, utrata gwarancji producenta może obciążyć leasingobiorcę kosztami napraw.

Czy da się ograniczyć wydatki eksploatacyjne przy leasingu?

Tak – wybierając pojazd o niskich kosztach utrzymania, negocjując warunki pakietu serwisowego i dbając o regularne serwisowanie pojazdu. Styl jazdy i unikanie przeciążeń również mają duże znaczenie.